A7Pharma:Cadastro de Motivo no A7Pharma

O que é?

O cadastro de motivo é uma funcionalidade utilizada em diversas operações do A7Pharma, permitindo registrar justificativas relacionadas a decisões de compra, ajustes de estoque, movimentações, entre outras situações. Ele serve para padronizar informações e facilitar o controle e a rastreabilidade das ações realizadas no sistema.

Como funciona?

Os motivos são cadastrados no sistema conforme as necessidades da loja e podem ser vinculados a operações específicas, como suspensão de compra, estoque mínimo e máximo, devoluções, ajustes de estoque, entre outras. No momento da execução de uma ação, o usuário seleciona o motivo correspondente, garantindo que o registro fique documentado de forma clara e padronizada.

O que acontece se eu não fizer, ou fizer errado?

A ausência de motivos cadastrados, faz com que algumas ações no sistema não possam ser finalizadas. Já o cadastro incorreto gerada pela falta de padronização pode comprometer o controle interno e a comunicação entre os setores da drogaria.

Como configurar?

• No A7Pharma-Retaguarda, acesse o menu Cadastro Básico > Motivo. Para visualizar todos os motivos cadastrados, clique em Atualizar na tela. Para adicionar um novo motivo, clique em Incluir e preencha os campos:
  • Status: Deve permanecer como Ativo;
  • Tipo: Selecione entre uma das opções:
    • Perda de Estoque: Utilizado na Baixa de Estoque, para indicar o motivo da saída de um produto do estoque, como, por exemplo, PRODUTO DANIFICADO, PRODUTO VENCIDO, entre outros;
    • Consumo Interno: Utilizado na Baixa de Estoque, para indicar o motivo da saída de um produto do estoque, como, por exemplo, PRIMEIROS SOCORROS, CONSUMO LOJA, entre outros;
    • Devolução de Compra: Utilizado na Devolução de Compra, para indicar o motivo de um produto estar sendo devolvido ao fornecedor, como, por exemplo, DESACORDO COMERCIAL, DIVERGÊNCIA DE PREÇO, entre outros;
    • Suspensão de Compra: Utilizado no Cadastro de Produto ou Sugestão de Compra, para indicar o motivo pelo qual o comprador optou por não realizar a reposição do item, como, por exemplo, PRODUTO DESCONTINUADO, EXCESSO, OTIMIZAÇÃO DE PORTFÓLIO, entre outros;
    • Descarte/Cancelamento de Venda/Orçamento: Utilizado para indicar o motivo do descarte de um Orçamento ou o motivo do cancelamento de uma venda no PDV, como, por exemplo, COTAÇÃO, CLIENTE DESISTIU DA COMPRA, PREÇO CONCORRÊNCIA, entre outros;
    • Ocorrência de Nota Fiscal: Utilizado na Conciliação de Compra e Recepção de Transporte, para indicar o motivo de recusa ou não do recebimento de um pedido, como, por exemplo, DEVOLUÇÃO PARCIAL, DEVOLUÇÃO TOTAL, entre outros;
    • Venda Finalizada Externamente: Utilizado na Baixa de Estoque, para sinalizar a saída de um produto do estoque devido à venda realizada em uma plataforma não integrada ao sistema, sendo assim, que não teve a movimentação de estoque resgitrada, como, por exemplo, MERCADO LIVRE, SHOPEE, entre outras;
    • Acordo Financeiro: Utilizado na Conferência Financeira das Notas Fiscais de Entrada, para indicar o motivo de ter recebido um desconto ou acréscimo na Conta a Pagar vinculada a nota, alterando o custo do produto, como, por exemplo, NEGOCIAÇÃO FORNECEDOR, ACORDO COMERCIAL, entre outros;
    • Desconto Manual no PDV: Utilizado para informar qual o motivo da aplicação de um desconto manual durante a venda no PDV, como, por exemplo, NEGOCIAÇÃO PERFUMARIA, entre outros;
    • Estoque Máximo: Utilizado no Cadastro de Produto ou Sugestão de Compra, para indicar o motivo pelo qual o comprador optou por limitar a quantidade de compra do produto, como, por exemplo, SEM ESPAÇO ESTOQUE, PRODUTO SAZONAL, VALIDADE CURTA, ALTO CUSTO, entre outros;
    • Estoque Mínimo: Utilizado no Cadastro de Produto ou Sugestão de Compra, para indicar o motivo pelo qual o comprador optou por ter uma quantidade mínima em estoque, como, por exemplo, CAMPANHA EM ANDAMENTO, ITEM ESTRATÉGICO, PRAZO ENTREGA LONGO, entre outros.
  • Descrição: Descrição do Motivo, como Produto Vencido, Duplicidade de Pedido, etc. Deve ser incluída uma descrição que facilite o entendimento e deixe claro o motivo da operação estar ocorrendo
  • Código Contábil: Código do motivo utilizado na exportação e importação de dados contábeis. Se você não utiliza esse recurso, não é necessário realizar o preenchimento da informação.
• Clique em OK para salvar.
• Se for necessário alterar alguma informação, basta selecionar o registro e clicar em Editar. Realize as mudanças necessárias e clique em OK para finalizar. Para excluir um motivo, selecione o registro desejado, clique em Excluir e confirme em OK. A exclusão só será permitida se o motivo não estiver vinculado a nenhuma operação do sistema. Caso o motivo já esteja em uso, ele pode ser inativado, basta editar o registro e alterar o Status para Inativo.

Limitações

• Para efetuar a Baixa de Estoque, Devolução de Compra, Suspensão de Compra, lançar uma Ocorrência de Nota Fiscal, Acordo financeiro ou ter Venda Finalizada Externamente, é necessário ter um motivo cadastrado, sem isso a operação não é realizada.
• Nos processos de Descarte/Cancelamento de Venda/Orçamento, Desconto Manual no PDV, Estoque Máximo e Estoque Mínimo é necessário habilitar configurações específicas para que o campo Motivo se torne de preenchimento obrigatório, do contrário, as operações acontecem normalmente sem a informação de motivo.

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Palavras-Chave

Porque, Motivação, Consulta, Relatório, Gerência, Tomada de Decisão, Limitação, Registros.

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