A7Pharma:Inventário SNGPC no A7Pharma

O que é?

O inventário SNGPC é um documento eletrônico que comprova o estoque de medicamentos e substâncias sujeitas a controle especial em farmácias e drogarias, conforme a regulamentação da ANVISA.

Como funciona?

O inventário SNGPC é a primeira operação que deve ser realizada no sistema para movimentação de estoque de produtos controlados. Independentemente se sua vigilância é regida pela SIVISA ou COVISA, esse processo deve ser realizado. Novos inventários sevem ser inseridos quando houver o desligamento do responsável técnico, necessidade de ajuste de estoque, rescisão contratual e/ou baixa de responsabilidade técnica, determinação da autoridade sanitária, férias, licença ou substituição temporária de responsável técnico.

O que acontece se eu não fizer, ou fizer errado?

Se o inventário não for aceito, não podem existir movimentações de estoque de produtos controlados, ou seja, os produtos não podem ser comercializados.

Pontos de Atenção

• Na data de abertura de um inventário, não se pode realizar nenhuma movimentação de estoque nos lotes, caso contrário, a inclusão do novo inventário será bloqueada. Com a inclusão do inventário, somente no dia seguinte as movimentações como entradas, vendas, etc. serão liberadas.

• Caso exista um Inventário anterior, o mesmo precisa ser encerrado, antes que um novo seja incluído. Primeiro, encerre o Inventário no Site da Anvisa. Feito isso, no A7Pharma-Retaguarda, acesse o menu SNGPC > Operações > Conferência. Verificar se existe alguma das operações SNGPC com o Status Efetuado. Se houver, selecione todos esses registros e clique em Conferir Selecionados. Para finalizar, clique em OK. Se sua vigilância é COVISA, é necessário encerrar também os livros, processo que ainda será detalhado nesse artigo. Agora, acesse o menu SNGPC > Inventário e selecione o último inventário realizado e conferido. Clique em Encerrar e depois em Sim.
• A contagem dos itens em um inventário pode ser realizada por mais de um usuário do sistema para agilizar o processo, porém, é de responsabilidade do responsável técnico garantir que as informações lançadas estejam corretas.
• A Vigilância aceita apenas um único arquivo de inventário por envio. Por isso, todos os produtos controlados devem constar no mesmo inventário. Não é permitido separar grupos, como enviar os antimicrobianos em um inventário à parte, por exemplo.

Como fazer um Inventário Sivisa?

• O Sistema de Informação em Vigilância Sanitária (SIVISA) está vigente em todas as cidades do Estado de São Paulo, com exceção da Capital. Suas regras estão vinculadas ao Inventário do SNGPC, ao Cadastro de Farmacêutico e às Configurações da Unidade de Negócio > SNGPC. Embora menos rigorosas que as da COVISA, essas exigências devem ser cumpridas para evitar multas.

• No A7Pharma-Retaguarda, acesse o menu SNGPC > Inventário e clique em Incluir. No campo Data, informe a data de abertura do inventário e caso queira utilizar o estoque de lote atual, marque a opção Criar Inventário com Estoque atual dos Lotes, caso contrário, deixe a opção desmarcada. Clique em OK. Agora, vamos adicionar os produtos. Clique em Incluir Lote e preencha os campos obrigatórios da seção Geral, como: Embalagem, Registros MS, que por padrão vem do cadastro do produto, mas precisa de revisão, Qtd., Lote, Validade e Fabricação, se sua vigilância local exige. As informações de Origem Inventário não são obrigatórias no modo SIVISA. Após finalizar o preenchimento dos dados, clique em OK. Para editar as informações dos lotes, selecione o registro do lote e clique em Editar Lote, ou ainda, clique duas vezes na grade sob a coluna que deseja alterar e depois, aperte a tecla enter no teclado. Para excluir um lote do inventário, selecione o registro do lote e clique em Excluir Lote. Clique em Fechar para sair. O inventário é salvo automaticamente a cada inclusão de lote, sendo assim, não há necessidade de fazer todas as alterações de uma só vez, ele pode ser realizado aos poucos. Após finalizar a inclusão dos lotes no inventário, é possível revisar e editar as informações clicando em Editar. Se for necessário, é possível apagar um inventário de status efetuado que ainda não foi encaminhado para a ANVISA, para isso, basta selecionar o registro e clicar em Excluir. A vigilância só aceita inventários com data retroativa de até sete dias, sendo assim, se necessário, é possível também alterar a data do inventário, basta clicar em Editar Data do Inventário, informar a data desejada e depois clicar em OK. Após finalizada a contagem é necessário transmitir o inventário para a ANVISA.

Como fazer um Inventário Covisa?

• A Coordenadoria de Vigilância em Saúde da Secretaria Municipal de Saúde de São Paulo (COVISA) atua exclusivamente na capital, coordenando todas as atividades de saúde em conformidade com as Políticas Públicas do Ministério da Saúde e alinhada às diretrizes da Secretaria Municipal de Saúde. Suas regras estão relacionadas aos menus Inventário de SNGPC, Relatórios (Livros), Cadastro de Farmacêutico e Configurações da Unidade de Negócio > SNGPC, sendo cada um deles estruturado de acordo com as exigências da COVISA.
  • Inventário: requer a especificação da origem do lote, que deve ser vinculada a uma Nota Fiscal ou ao Saldo de Livro.
  • Relatórios: exige a criação prévia dos Livros, condição indispensável para realizar qualquer movimentação.
  • Cadastro de Farmacêutico: o cadastro e a edição de farmacêuticos no A7Pharma são exclusivos do Suporte da Alpha7.
  • Configurações da Unidade de Negócio: determinadas configurações precisam estar habilitadas para garantir conformidade com as exigências da COVISA.
• O primeiro passo é saber que a vigilância COVISA é responsável somente pela cidade de São Paulo, sendo assim, se você não é dessa cidade, os procedimentos de inventário devem seguir o padrão SIVISA, exemplificado acima. O modo COVISA exige alguns procedimentos diferentes, então, para sua utilização, deve ser habilitada uma configuração avançada, caso tenha dúvidas se sua loja está habilitada no modo COVISA, entre em contato com o suporte técnico Alpha7.

• No A7Pharma-Retaguarda, acesse o menu SNGPC > Inventário e clique em Incluir. No campo Data, informe a data de abertura do inventário e clique em OK. No modo COVISA, não é possível criar um inventário utilizando o estoque atual dos lotes, sendo assim, cada item deve ser incluído manualmente na contagem. Clique em Incluir para adicionar o produto e preencha os campos: Embalagem, Registros MS, que por padrão vem do cadastro do produto, mas precisa de revisão, Qtd., Lote, Validade e Fabricação, se sua vigilância local exige. Em Origem Inventário, é necessário preencher os dados. Se o produto já estava no armário, utilize a opção Saldo de Livro e informe: Número Livro, Página Livro e Data Livro, com a data de encerramento do livro. Se é um produto que não estava no estoque, ou seja, não está no livro, selecione a origem inventário Nota Fiscal e preencha os campos: Número N.F., Data Emissão N.F., CNPJ N.F. e Razão Social N.F. Clique em OK para salvar e repita o processo até que todos os produtos sejam incluídos no inventário. Para editar as informações dos lotes, selecione o registro do lote e clique em Editar Lote, ou ainda, clique duas vezes na grade sob a coluna que deseja alterar e depois, aperte a tecla enter no teclado. Para excluir um lote do inventário, selecione o registro do lote e clique em Excluir Lote. Clique em Fechar para sair. O inventário é salvo automaticamente a cada inclusão de lote, sendo assim, não há necessidade de fazer todas as alterações de uma só vez, ele pode ser realizado aos poucos. Após finalizar a inclusão dos lotes no inventário, é possível revisar e editar as informações clicando em Editar. Se for necessário, é possível apagar um inventário de status efetuado que ainda não foi encaminhado para a ANVISA, para isso, basta selecionar o registro e clicar em Excluir. A vigilância só aceita inventários com data retroativa de até sete dias, sendo assim, se necessário, é possível também alterar a data do inventário, basta clicar em Editar Data do Inventário, informar a data desejada e depois clicar em OK. Após finalizada a contagem é necessário transmitir o inventário para a ANVISA.

Como fazer a Transmissão de um Inventário?

• Após finalizar a contagem de um inventário SNGPC, é necessário enviá-lo para a ANVISA. Selecione o registro do inventário a ser enviado para a ANVISA e clique em Gerar XML. Em Diretório Saída XML, clique sobre o botão reticências para escolher o local do computador onde deve ser salvo o arquivo do inventário. Feito isso, clique em Abrir e depois OK. Agora, acesse o site da Anvisa - SNGPC e preencha os campos e-mail e senha do responsável técnico. Clique em Transmissão de Arquivos, preencha novamente os dados de e-mail e senha e clique em Escolher Arquivo. Selecione o arquivo XML do inventário na pasta em que ele foi salvo anteriormente e depois, clique em Enviar. Agora é necessário aguardar o aceite do inventário pela ANVISA, que normalmente ocorre em até um dia útil.
  

• Após o aceite do inventário, retorne ao A7Pharma-Retaguarda, acesse o menu SNGPC > Inventário novamente e selecione o inventário enviado. Clique em Conferir e depois em Sim. Esse processo só deve ser feito após a ANVISA aceitar o inventário, deste modo ele não poderá mais ser editado, garantindo que o estoque no sistema esteja conforme o estoque informado à vigilância. Caso o inventário seja rejeitado, com ele no status Efetuado, clique em Editar, faça as devidas correções, e depois, repita os processos de transmissão até que ele seja aceito. Depois disso, clique no botão Atualizar Estoque pelo SNGPC. Esse procedimento faz, de maneira automática, um inventário personalizado para garantir que o estoque gerencial tenha a mesma quantidade que o estoque SNGPC.

O que são Livros?

Os livros SNGPC são relatórios onde farmácias e drogarias registram todas as movimentações, como inventário, e todas as demais entradas e saídas. Eles acompanham a abertura e encerramento do inventário para registrar as movimentações que aconteceram nesse . Devem ser obrigatoriamente gerados no modo COVISA, mas podem ser solicitados por algumas vigilâncias locais. Quando um inventário novo é aberto, novos livros devem ser abertos. Quando um inventário se encerra, os livros também devem ser encerrados. Para os demais, é necessário Abrir e Encerrar os livros manualmente.

Como usar os livros no modo Covisa?

• Para incluir um livro, no A7Pharma-Retaguarda, acesse o menu SNGPC > Livro e clique em Incluir. No campo Tipo, informe qual o tipo de substância o livro registra. No campo Data Abertura, informe a data atual da abertura do livro, em Número, informe o número sequencial do livro e clique em OK para salvar. A data de enceramento será preenchida automaticamente para o ano seguinte.
• Para encerrar um livro, no A7Pharma-Retaguarda, acesse o menu SNGPC > Livro e clique em Encerrar. Confirme os dados, preencha a Data Encerramento, que deve ser igual a data de encerramento do inventário e clique em OK. Com o modo COVISA habilitado, ao encerrar um livro, o sistema automaticamente irá criar um novo livro com uma nova data, não sendo necessária a inclusão de livros novos de maneira manual. Vale lembrar que essa é uma etapa importante, que deve ser feita junto ao encerramento do inventário na ANVISA e no sistema.

Como usar os livros no modo Sivisa?

• Para incluir um livro, no A7Pharma-Retaguarda, acesse o menu SNGPC > Livro e clique em Incluir. No campo Tipo, informe qual o tipo de substância o livro registra. No campo Data Abertura, informe a data atual da abertura do livro. Note que ao preencher essa informação, o sistema já preenche o campo Data Encerramento para o ano seguinte. Em Número, informe o número sequencial do livro e clique em OK para salvar. Caso necessário, é possível corrigir alguma informação na criação do livro utilizando o botão Editar, ou ainda apagar um livro clicando em Excluir.
• Para encerrar um livro, no A7Pharma-Retaguarda, acesse o menu SNGPC > Livro, selecione o registro e clique em Editar. Altere o campo Status para Encerrado e clique em OK. Repita a inclusão do próximo livro.

Como fazer a unificação de um inventário?

• Se você trabalha com produtos manipulados que também exigem controle da ANVISA, será necessário unificar o inventário de insumos ao inventário gerado no A7Pharma, já que a vigilância aceita apenas o envio de um arquivo de inventário. Caso julgue necessário, entre em contato com o suporte para auxilio. Faça o inventário no A7Pharma e gere o arquivo xml conforme exemplificado anteriormente. Em seu sistema de gerenciamento dos manipulados, gere também o arquivo de inventário dos insumos, na mesma data utilizada no sistema. Agora, abra esse arquivo utilizando um editor de texto de sua preferência, como o Notepad++, por exemplo, e copie o conteúdo que estiver dentro da tag <insumos>. Descompacte o arquivo do Inventário do A7Pharma na pasta em que foi salvo e abra com o editor de texto. Localize a tag <insumos/> no final do arquivo e altere para </insumos>. Na linha acima, adicione a tag <insumos>. Cole o conteúdo copiado dos manipulados entre as duas tags, salve o arquivo e compacte. Feito isso, basta realizar o envio a ANVISA.
  

Relacionamento com outras funcionalidades do A7Pharma

• A função de atualizar o estoque gerencial pelo estoque SNGPC também está disponível através do menu Estoque > Inventário, botão Opções > Atualizar estoque pelo SNGPC. Esse procedimento só deve ser realizado se o estoque SNGPC estiver correto. Caso existam divergências, elas serão replicadas para o estoque gerencial da loja.

Limitações

• As operações de Conferir e Encerrar um inventário são permanentes, ou seja, não podem ser desfeitas. Sendo assim, utilize somente nos momentos indicados. Se um inventário for conferido ou encerrado de maneira incorreta, será necessário acionar o suporte técnico Alpha7 para verificação.

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Restrito:Como habilitar o modo COVISA no A7Pharma?

Restrito:O que fazer quando um inventário SNGPC é conferido ou encerrado por engano?

Palavras-Chave

Correção, Balanço, Estocagem, Logística, Ajuste, Farmacêutico, Farmácia, Drogaria, Manipulação, Estoque, Enviar.

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