A7Pharma:Diferenças entre Semelhança, Sobra e Falta na Conciliação de Compra do A7Pharma

O que é?

No processo de conciliação de compra, é possível visualizar as porcentagens de Semelhança, Sobra e Falta. Essas informações auxiliam no processo, já que indicam, em valores, se o que foi solicitado é o que foi enviado pelo fornecedor.

Como funciona?

O sistema calcula esses valores quando uma nota fiscal é conciliada com um pedido de compra e apresenta na tela de conciliação de compra, recebimento físico, entre outros. A partir desses valores, é possível identificar divergências e sinalizar uma devolução de compra ou até uma recusa de recebimento por meio de ocorrência de nota fiscal.

Como é calculada a semelhança?

• A semelhança é calculada considerando a comparação de produtos presentes em um pedido de compra e uma nota fiscal, utilizando esse cálculo (100 / quantidade de itens diferentes entre a nota e o pedido) * quantidade de itens recebidos que constam no pedido. Seguem alguns exemplos:

1. Exemplo 01:
   1. No Pedido, temos 4 produtos diferentes, e 1 produto não foi recebido na nota (4 - 1 = 3)
   2. Na nota fiscal, o fornecedor enviou 3 produtos que estão no pedido. Sendo assim, continuamos tendo 4 produtos diferentes entre pedido e nota fiscal.
      
   3. O sistema realizará o cálculo da seguinte maneira: a porcentagem de 100% será divida por 4 unidades para sabermos quanto cada item representa. (100/4 = 25%)
   4. Feito isso, multiplicamos por 3, que é a quantidade de produtos solicitados no pedido que chegaram. (25 * 3 = 75%)
   5. Sendo assim, a semelhança apresentada será de 75%, resultado direto do cálculo (100 / 4) * 3 = 75%
      
2. Exemplo 02:
   1. No pedido temos 51 produtos e 23 não vieram na nota (51 - 23 = 28)
   2. Na nota fiscal, o fornecedor encaminhou 28 produtos, e todos eles constam no pedido. Continuamos tendo 51 produtos diferentes entre pedido e nota.
      
   3. Sendo assim, vamos dividir 100/51 para saber quanto cada item corresponde e multiplicar por 28, que é a quantidade de itens recebidos que constam no pedido, resultando em (100 / 51) * 28 = 54,90%. O valor é arredondado para 55%, sendo exibido na semelhança.
      
3. Exemplo 03:
   1. No Pedido, temos 51 produtos diferentes, e 22 produtos não foram recebidos na nota (51-22 = 29)
   2. Na nota fiscal, o fornecedor enviou 36 produtos, mas 7 deles não foram solicitados no pedido. Sendo assim, temos 58 produtos diferentes entre pedido e nota fiscal (51 + 7 = 58)
      
   3. Sendo assim, vamos dividir 100/58 para saber quanto cada item corresponde e multiplicar por 29, que é a quantidade de itens recebidos que constam no pedido, resultando em (100 / 58) * 29 = 50%.
      
4. Exemplo 04:
   1. No Pedido, temos 7 produtos diferentes, e todos vieram na nota.
   2. Na nota fiscal, o fornecedor enviou 8 produtos, mas 1 deles não foi solicitado no pedido. Sendo assim, temos 8 produtos diferentes entre pedido e nota fiscal (7 + 1 = 8).
      
   3. Vamos dividir 100/8 para saber quanto cada item corresponde e multiplicar por 7, que é a quantidade de itens recebidos que constam no pedido, resultando em (100 / 8) * 7 = 87,50%. O valor é arredondado para 88%, sendo exibido na semelhança.
      

Como é calculada a sobra?

• A porcentagem de sobra exibida na tela de Conciliação de Compra é calculada com base nos itens que estão presentes nas Notas Fiscais, mas não estão vinculados a nenhum Pedido de Compra da conciliação, ou seja, representam o que realmente “sobrou”. O cálculo funciona da seguinte forma:
• Para cada item que não possui correspondência em um Pedido de Compra, é calculado o Valor da Sobra, obtido por:
  • quantidade do item na nota fiscal (quantidade do item nota fiscal * quantidade por embalagem) × valor total do item na nota fiscal (quantidade do item * valor unitário - desconto do item + acréscimo do item).

• Em seguida, é somado o Valor Total das Sobras de todos esses itens. Por fim, a % de Sobra é calculada como:
  • (Valor Total das Sobras × 100) ÷ Valor Total das Notas Fiscais.

• Esse percentual representa, portanto, quanto do valor total das notas fiscais corresponde a produtos que não possuem vínculo com nenhum pedido de compra, ou seja, o que sobrou das Notas Fiscais que não está presente nos Pedidos de Compra da Conciliação.

Vamos para um exemplo:

• No pedido temos 1 item, porém na nota, foram enviados 3 itens, sendo assim, 2 produtos foram faturados sem haver solicitação.
  

• Vamos calcular o valor de sobra de cada um desses 2 itens que vieram a mais, usando o cálculo: quantidade do item na nota fiscal (quantidade do item nota fiscal * quantidade por embalagem) × valor total do item na nota fiscal (quantidade do item * valor unitário - desconto do item + acréscimo do item).
  • CYMBI 60MG 60CPR - (1 * 1) * (1 * 204,83) = 204,83
  • ZYXEM 5MG GTS 20ML - (1 * 1) * (1 * 49,67) = 49,67

• O valor total de sobre é a soma desses valores, que totaliza 254,50
• O valor total das notas é calculado utilizando o total das faltas somado ao valor total dos produtos que chegaram na nota, ou seja, 254,50 + 9,32 = 263,82
• Agora, vamos utilizar o cálculo (Valor Total das Sobras × 100) ÷ Valor Total das Notas Fiscais. Aplicados os valores, o cálculo é (254,50 * 100) / 263,82 = 96,46728830263058, que arredondado é 96,47% de sobra.
  

Como é calculada a falta?

• Já a "Falta" é quando o Item (Produto) não existe nas Notas Fiscais, mas está presente nos Pedidos de Compra. Onde é feito parecido com a % de Sobra, porém nesse caso se utiliza os valores presentes nos Pedidos de Compra, ou seja, para cada item que não possui correspondência em uma Nota Fiscal, é calculado o Valor da Falta, obtido por:
  • quantidade do item no pedido de compra (quantidade de embalagem confirmada no pedido * valor total do item na nota, correspondente a quantidade confirmada do item no pedido) / (quantidade por embalagem no cadastro do produto * quantidade de embalagem confirmada no pedido) representando o valor confirmado do item do pedido de compra.

• Somado todos os valores confirmados dos itens pedido de compra, é feito o cálculo do percentual de falta %Falta:
  • (Total de Valor Confirmado dos Itens em falta * 100) / Valor total dos Pedidos de Compra.

Vamos para um exemplo:

• No pedido temos 4 itens, porém na nota, foram enviados somente 3 itens, sendo assim, 1 produto foi pedido e não foi entregue.
  
• Primeiramente, vamos calcular o valor de cada produto usando o cálculo: quantidade do item no pedido de compra (quantidade de embalagem confirmada no pedido * valor total do item na nota, correspondente a quantidade confirmada do item no pedido) / (quantidade por embalagem no cadastro do produto * quantidade de embalagem confirmada no pedido)
  • CARBOLITIUM 300MG 50CPR - (1 * 27,76) / (1 * 1) = 27,76
  • DEXFER 400 MG 30 COMP - (1 * 36,72) / (1 * 1) = 36,72
  • PRYSMA 2MG 20CPR - (2 * 91,66) / (1 * 2) = 183,32 / 2 = 91,66

• A soma desses valores é de 156,14, ou seja, esse é o valor dos produtos pedidos e que chegaram na nota.
• O Total de Valor Confirmado dos Itens em Falta nesse caso é de 42,18, o valor total no pedido do único item que não chegou, mas, se houvesse mais itens, eles deveriam ser somados também.
• Agora, vamos somar esses 2 valores para chegar ao que chamamos de Valor Total do Pedido de Compra, esse valor não é o mesmo do exibido nos totalizadores, já que o cálculo se baseia hora nos valores do pedido, hora nos valores da nota. Somando os valores, chegamos ao resultado 156,14 + 42,18 = 198,32
• Agora, aplicamos o cálculo (Total de Valor Confirmado dos Itens em Falta * 100) / Valor Total dos Pedidos de Compra. Aplicados, ficam (42,18 * 100) / 198,32 = 21,26865671641791%, que arredondado é 21,27%
  

Relacionamento com outras funcionalidades do A7Pharma

• Para que a conciliação automática aconteça, existem alguns critérios, e um deles é que deve haver ao menos 30% de semelhança entre o pedido e a nota fiscal.

• No menu Configuração > Configurações Gerais > Aba Compra, contamos com alguns parâmetros relevantes: ⁣
  • No agrupamento Recebimento Físico, há a configuração % Semelhança Mínima Pedido de Compra, onde é possível definir o percentual mínimo de semelhança aceito no momento de efetuar o recebimento físico, ou seja, de vincular manualmente uma nota a um pedido de compra. Esse parâmetro é o que define um pedido como baixa semelhança no recebimento físico, destacando-o em vermelho. Para selecionar um pedido com baixa semelhança e conciliá-lo manualmente com a nota, será necessária a liberação por um usuário com permissão.
  • No agrupamento Conciliação de compra, contamos com a configuração % Máxima de Sobra na Nota Fiscal, que representa o percentual máximo de sobra aceito entre as notas fiscais e pedidos de compra durante a conciliação de compra automática. Toda nota que possuir uma sobra acima da configuração definida aqui, terá seu recebimento físico bloqueado através da criação de uma ocorrência na nota fiscal chamada Automática - % Sobra. Somente um usuário que tenha permissão e inclua sua senha poderá liberar o recebimento para prosseguir. Vale lembrar que esse parâmetro funciona em conjunto com a configuração Classificações que não exigem pedido de compra, onde são incluídas as classificações que, por algum motivo ou processo interno da loja, não têm os pedidos de compra realizados dentro do sistema, ou seja, são solicitados diretamente ao fornecedor. Se um produto pertencente a uma dessas classificações estiver em uma nota fiscal, ele não impactará na porcentagem de sobra da nota.

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Palavras-Chave

Conciliações, Compra, Reposição, Valores, Índices, Parâmetros, Cálculos.

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