A7Pharma:Ocorrências de notas fiscais no A7Pharma

Ambiente

A7Pharma 3.93.11.0 (Ou superior).

O que é?

Uma ocorrência da Nota Fiscal define um evento relacionado à Nota Fiscal de Entrada que impede o seu Recebimento Físico até que seja resolvida.

Como funciona?

A ocorrência é utilizada na conciliação de compras para sinalizar informações na recepção do transporte (Compra → Recepção de Transporte). Se a loja estiver utilizando a conciliação de compras corretamente, antes de assinar o canhoto referente ao recebimento, o responsável deve escanear a chave da nota na recepção do transporte para verificar se pode receber ou se há alguma ocorrência lançada que bloqueie o recebimento. Normalmente, o comprador lança ocorrências para sinalizar a necessidade de devolução de itens da nota.

• Se a devolução for parcial, o comprador pode lançar a ocorrência e marcá-la como resolvida. Dessa forma, o balconista sabe que pode receber, mas que terá que efetuar a devolução de algum item.
• Se a devolução for total, o comprador não marca a ocorrência como resolvida. Neste caso, a recepção do transporte indica que o recebimento não deve ser feito.

No recebimento físico, a nota também fica bloqueada. Para liberar, alguém deve marcar a ocorrência como resolvida, ou o recebimento pode ser liberado por meio de usuário e senha.

O que acontece se eu não fizer, ou fizer errado?

O registro de ocorrências visa facilitar o processo de conciliação de compras. Assim, se as ocorrências forem registradas corretamente, o responsável saberá se deve ou não aceitar a mercadoria. Dependendo da regra de negócio utilizada no estabelecimento, optar por não utilizar este recurso pode resultar em retrabalho.

Como configurar?

As ocorrências não requerem configuração, pois esta ferramenta é um comportamento padrão do sistema. No entanto, em alguns casos, se uma Nota Fiscal apresentar uma porcentagem de sobra superior à configurada em Configuração → Configurações Gerais → Compra, o sistema pode gerar uma ocorrência automática, bloqueando o recebimento da nota.

Como registrar uma ocorrência?

Existem várias formas de fazer o registro de ocorrências, tais como:

• Manualmente, sem pedido de compra através do menu Fiscal → Nota Fiscal → Nota Fiscal de Entrada, clicando no botão Opções → Ocorrências.
• Manualmente, com pedido de compra, através do menu Compra  → Conciliação de Compra, na aba Conciliações, clicando em Detalhes → Notas Fiscais, botão Incluir Ocorrências.
• Automaticamente, por meio da configuração de “%Máxima de Sobra na Nota Fiscal”, disponível no menu Configuração → Configurações Gerais → Compra.

OBS: Para o registro das ocorrências, é necessário ter um motivo cadastrado no sistema.

Como Marcar Ocorrências de Notas Fiscais no A7Pharma como Resolvidas ou Não Resolvidas

Existem quatro locais principais para gerenciar as ocorrências de notas fiscais no A7Pharma-Retaguarda:

A partir da tela de Conciliação de Compra, aba Conciliações:

1. Acesse o A7Pharma-Retaguarda.
2. Acesse o menu Compra → Conciliação de Compra.
3. Selecione a Conciliação desejada.
4. Clique em Detalhes.
5. Clique na aba Ocorrências da Nota Fiscal.
6. Selecione a Ocorrência desejada.
7. Clique em Opções → Marcar como Resolvida ou Marcar como não Resolvida.

A partir da tela de Conciliação de Compra, aba Conciliação Manual:

1. Acesse o A7Pharma-Retaguarda.
2. Acesse o menu Compra → Conciliação de Compra.
3. Selecione o Pedido de Compra desejado.
4. Clique em Detalhes dos Itens.
5. Clique na aba Ocorrências da Nota Fiscal.
6. Selecione a Ocorrência desejada.
7. Clique em Opções → Marcar como Resolvida ou Marcar como não Resolvida.

A partir da tela de Nota Fiscal de Entrada:

1. Acesse o A7Pharma-Retaguarda.
2. Acesse o menu Fiscal → Nota Fiscal → Nota Fiscal de Entrada.
3. Selecione a Nota Fiscal de Entrada conciliada desejada.
4. Clique em Detalhes da Compra.
5. Clique na aba Ocorrências da Nota Fiscal.
6. Selecione a Ocorrência desejada.
7. Clique em Opções → Marcar como Resolvida ou Marcar como não Resolvida.

A partir da tela de Pedido de Compra:

1. Acesse o A7Pharma-Retaguarda.
2. Acesse o menu Compra → Pedido de Compra.
3. Selecione o Pedido de Compra conciliado desejado.
4. Clique em Detalhes da Compra.
5. Clique na aba Ocorrências da Nota Fiscal.
6. Selecione a Ocorrência desejada.
7. Clique em Opções → Marcar como Resolvida ou Marcar como não Resolvida.

Relacionamento com outras funcionalidades do A7Pharma

As ocorrências geralmente estão relacionadas à devolução de compra, sendo a divergência de mercadoria o motivo mais comum. Assim, se uma nota fiscal apresenta uma ocorrência ao ser recebida, o responsável tem ciência de que pode prosseguir com o recebimento, desde que inicie o processo de devolução da compra.

Limitações

A partir da versão 3.93.11.0, o A7Pharma passou a permitir a inclusão de ocorrências para notas fiscais que não possuem pedido de compra. Contudo, essa inclusão só é possível se a ocorrência for lançada através do menu Fiscal → Nota Fiscal → Nota Fiscal de Entrada, clicando no botão Opções → Ocorrências, e apenas se a nota fiscal estiver com o status "Inicial" ou "Recebido".

Artigos relacionados

Os artigos abaixo estão relacionados com o projeto:

Artigo: Diferenças entre Semelhança, Sobra e Falta na Conciliação de Compra do A7Pharma

Artigo: Cadastro de Motivo no A7Pharma

Palavras-Chave

Compra, Conciliação, Ocorrências, Nota Fiscal

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