A7Pharma:Ocorrências de notas fiscais no A7Pharma

O que é?

Uma ocorrência da Nota Fiscal define um evento relacionado à Nota Fiscal de Entrada que impede o seu Recebimento Físico até que seja resolvida.

Como funciona?

A ocorrência é utilizada na conciliação de compras para sinalizar informações na recepção do transporte (Compra → Recepção de Transporte). Se a loja estiver utilizando a conciliação de compras corretamente, antes de assinar o canhoto referente ao recebimento, o responsável deve bipar a chave da nota na recepção do transporte para verificar se pode receber ou se há alguma ocorrência lançada que bloqueie o recebimento. Normalmente, o comprador lança ocorrências para sinalizar a necessidade de devolução de itens da nota.

• Se a devolução for parcial, o comprador pode lançar a ocorrência e marcá-la como resolvida. Dessa forma, o balconista sabe que pode receber, mas que terá que efetuar a devolução de algum item.
• Se a devolução for total, o comprador não marca a ocorrência como resolvida. Neste caso, a recepção do transporte indica que o recebimento não deve ser feito.

No recebimento físico, a nota também fica bloqueada. Para liberar, alguém deve marcar a ocorrência como resolvida, ou o recebimento pode ser liberado por meio de usuário e senha.

O que acontece se eu não fizer, ou fizer errado?

O registro de ocorrências visa facilitar o processo de conciliação de compras. Assim, se as ocorrências forem registradas corretamente, o responsável saberá se deve ou não aceitar a mercadoria. Dependendo da regra de negócio utilizada no estabelecimento, optar por não utilizar este recurso pode resultar em retrabalho.

Como configurar?

As ocorrências não requerem configuração, pois esta ferramenta é um comportamento padrão do sistema. No entanto, em alguns casos, se uma Nota Fiscal apresentar uma porcentagem de sobra superior à configurada em Configuração → Configurações Gerais → Compra, o sistema pode gerar uma ocorrência automática, bloqueando o recebimento da nota.

Como registrar uma ocorrência?

Existem várias formas de fazer o registro de ocorrências, tais como:

• Manualmente, sem pedido de compra através do menu Fiscal → Nota Fiscal → Nota Fiscal de Entrada, clicando no botão Opções → Ocorrências.
• Manualmente, com pedido de compra, através do menu Compra  → Conciliação de Compra, na aba Conciliações, clicando em Detalhes → Notas Fiscais, botão Incluir Ocorrências.
• Automaticamente, por meio da configuração de “%Máxima de Sobra na Nota Fiscal”, disponível no menu Configuração → Configurações Gerais → Compra.

Como Marcar Ocorrências de Notas Fiscais no A7Pharma como Resolvidas ou Não Resolvidas

Existem quatro locais principais para gerenciar as ocorrências de notas fiscais no A7Pharma-Retaguarda:

A partir da tela de Conciliação de Compra, aba Conciliações:

1. Acesse o A7Pharma-Retaguarda.
2. Acesse o menu Compra > Conciliação de Compra.
3. Selecione a Conciliação desejada.
4. Clique em Detalhes.
5. Clique na aba Ocorrências da Nota Fiscal.
6. Selecione a Ocorrência desejada.
7. Clique em Opções > Marcar como Resolvida ou Marcar como não Resolvida.

A partir da tela de Conciliação de Compra, aba Conciliação Manual:

1. Acesse o A7Pharma-Retaguarda.
2. Acesse o menu Compra > Conciliação de Compra.
3. Selecione o Pedido de Compra desejado.
4. Clique em Detalhes dos Itens.
5. Clique na aba Ocorrências da Nota Fiscal.
6. Selecione a Ocorrência desejada.
7. Clique em Opções > Marcar como Resolvida ou Marcar como não Resolvida.

A partir da tela de Nota Fiscal de Entrada:

1. Acesse o A7Pharma-Retaguarda.
2. Acesse o menu Fiscal > Nota Fiscal > Nota Fiscal de Entrada.
3. Selecione a Nota Fiscal de Entrada conciliada desejada.
4. Clique em Detalhes da Compra.
5. Clique na aba Ocorrências da Nota Fiscal.
6. Selecione a Ocorrência desejada.
7. Clique em Opções > Marcar como Resolvida ou Marcar como não Resolvida.

A partir da tela de Pedido de Compra:

1. Acesse o A7Pharma-Retaguarda.
2. Acesse o menu Compra > Pedido de Compra.
3. Selecione o Pedido de Compra conciliado desejado.
4. Clique em Detalhes da Compra.
5. Clique na aba Ocorrências da Nota Fiscal.
6. Selecione a Ocorrência desejada.
7. Clique em Opções > Marcar como Resolvida ou Marcar como não Resolvida.

Relacionamento com outras funcionalidades do A7Pharma

As ocorrências geralmente estão relacionadas à devolução de compra, sendo a divergência de mercadoria o motivo mais comum. Assim, se uma nota fiscal apresenta uma ocorrência ao ser recebida, o responsável tem ciência de que pode prosseguir com o recebimento, desde que inicie o processo de devolução da compra.

Limitações

A partir da versão 3.93.11.0, o A7Pharma passou a permitir a inclusão de ocorrências para notas fiscais que não possuem pedido de compra. Contudo, essa inclusão só é possível se a ocorrência for lançada através do menu Fiscal → Nota Fiscal → Nota Fiscal de Entrada, clicando no botão Opções → Ocorrências, e apenas se a nota fiscal estiver com o status "Inicial" ou "Recebido".

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A7Pharma: Diferenças entre Semelhança, Sobra e Falta na Conciliação de Compra do A7Pharma

Palavras-Chave

Compra, Conciliação, Ocorrências, Nota Fiscal

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